公印確認/領事認証

問合せ

認証とは

日本語の文書(の写し)を海外の機関に提出する際には、認証が必要になります。
認証を受ける際には、以下を明確にする必要があります。

  • 認証を受ける日本の文書
  • 提出する国
  • 求められている認証方法

 公印確認、領事認証、アポスティーユ

公印確認、アポスティーユは、どちらも日本の官公署、自治体等が発行する公文書に対する外務省の証明のことです。

領事認証とは、外国の在日大使館・(総)領事館が行う、書類の真正性を証明する行為です。

以下の場合に、公印確認又はアポスティーユが必要になります。

  • 日本の公文書を外国に提出する必要が生じ、その外国の提出先機関から、日本の外務省の証明を取得するよう求められた場合
  • 日本にある提出先国の大使館・(総)領事館の領事による認証(=領事認証)取得に際して要求された場合

つまり、外国の提出機関あるいは駐日大使館・(総)領事館が求めている場合のみ、公印確認又はアポスティーユの申請ができることになります。

外務省による公印確認

外務省では公文書上に押印されている公印についてその公文書上に証明を行います。外務省で公印確認を受けた後は必ず日本にある外国の大使館・(総)領事館の領事認証を取得することになります。
官公署の公文書→外務省の公印確認→日本の外国領事認証→外国の提出先機関

在日領事館による領事認証

ハーグ条約に加盟していない国において、日本の公文書を真正なものとして取り扱ってもらうためには、当該国の在日大使館・領事館において、領事認証という手続きを経る必要があります。領事認証の前提として外務省の公印確認が必要です。
官公署の公文書→外務省の公印確認→日本の外国領事認証→外国の提出先機関

外務省によるアポスティーユ

ハーグ条約に加盟している国において、日本の公文書を真正なものとして取り扱ってもらうためには、外務省でアポスティーユを取得するだけで、日本にある大使館・(総)領事館の領事認証があるものと同等のものとして、提出先国で使用することができます。
官公署の公文書→外務省のアポスティーユ→(領事認証不要)→外国の提出先機関

公印確認・領事認証かアポスティーユか?

公印確認と領事認証が必要か、領事認証不要のアポスティーユで良いかの違いは、日本の公文書を提出する国がハーグ条約に加盟しているかどうかによります。その国がハーグ条約に加盟していなければ、公印確認と領事認証が必要で、ハーグ条約に加盟していれば、領事認証不要の簡便なアポスティーユで済みます。
公印確認と領事認証の手続きが面倒なので、領事認証を省略してしまおうというのがハーグ条約になります。

ハーグ条約加盟国

外務省「外国公文書の認証を不要とする条約(ハーグ条約)」の締約国(地域)
http://www.mofa.go.jp/mofaj/toko/page22_000610.html
主な加盟国:アメリカ合衆国、オーストラリア、大韓民国、スペイン、オランダ
主な非加盟国:カナダ、中国

翻訳とその認証に関して

提出機関が中国にある場合は、中国の在日領事館が、日本の官公署、自治体が発行した日本語の文書を認証します。
特に中国語の翻訳を要求されないので、上記の公印確認、領事認証を行えば済みます。おそらく漢字を理解する国だからだと思われます。
それに対して、カナダなど英語圏の国では、英語の翻訳を要求されます。
翻訳したものは私署証書として扱われます。そして私署証書は公証役場で認証を受けることができます。

手順

たとえば、会社の登記簿謄本や戸籍謄本の翻訳と認証を求められた場合は以下の手順になります。

  • 行政書士が公文書の翻訳を作成します。
  • その翻訳に公証役場で公証人の認証を受けます。
  • 公証人の所属する(地方)法務局長による公証人押印証明を受けます。
  • 外務省で公印確認を受けます。
  • 領事認証を受けます。
    ハーグ条約加盟国の機関に提出する場合は、外務省の公印確認と領事認証が、外務省のアポスティーユに代わります。

翻訳は、一般的に行政書士が担当し、内容、つまり翻訳の正確性に関しては、行政書士が保証し、公証人はその翻訳をその行政書士本人が作成したことを保証します。

ワンストップサービス

上記の公文書を翻訳して、認証を受ける手続きはあまりに面倒なので、ワンストップサービスというものがあります。

東京都内、神奈川県内及び大阪府内の公証役場では提出先の国がハーグ条約に加盟している場合には、アポスティーユの付いている認証文書を作成しますので、公証人の認証を得れば外務省に出向く必要がなく、直ちに海外の当事国の相手方に提出することができます。

公証役場に私署証書の認証を依頼すると、それが外国に提出する文書であれば、自動的にアポスティーユ認証になります。追加的に特別な処理を依頼するわけではありません。手数料は5,500円です。

提出先の国がハーグ条約に加盟していない場合でも、予め法務局長の認証と外務省の認証のある認証文書を作成しますので、法務局と外務省に出向く必要がなく、公証人の認証を得た後、すぐに領事認証を受ければ済みます。

行政書士による簡易な証明

上記のワンストップサービスでもまだ、費用と手間がかかります。提出先の機関によっては、行政書士の翻訳証明だけつければ良いというところもあります。その場合は、公証役場の認証手続きはせずに、公文書と行政書士の翻訳だけを提出します。

ハーグ条約加盟国にアポスティーユ認証付き私署文書を提出する方法

基本的に以下の3種類の方法があります。

  1. 私署文書の作成-日本語で公証役場のアポスティーユ認証-翻訳-在日大使館/領事館で翻訳証明-海外へ送付
  2. 私署文書の作成-日本語で公証役場のアポスティーユ認証-海外へ送付-海外の公証センターで翻訳及び翻訳証明
  3. 私署文書の作成-翻訳及び翻訳証明-外国語で公証役場のアポスティーユ認証-海外へ送付

海外の提出機関側のニーズ等により、上記の方法から最適なものを選択して行います。
2.及び3.では、翻訳に関して自己証明になっているので、1.の方が手間がかかりますが厳密とは言えます。

例)パスポートの認証

海外から、身分証明書としてパスポートの証明を求められたときは、以下のように進めます。

  • パスポートの写し(カラー)を取ります。
  • パスポートの写しが自分のものである宣言書を英語で作成します。
  • その2枚を公証役場に持参して認証を受けます。
  • その際、公証人の面前で本人が宣言書に署名します。
  • 認証には、パスポートの原本と運転免許証(身分証明書)が必要です。
    • ハーグ条約加盟国であれば、アポスティーユ付きの認証になりますのでそのまま海外へ送れます。(ワンストップサービス:東京都、神奈川県及び大阪府の場合)
      例外的に、ハーグ条約加盟国でも在日領事館の証明を必要とする場合があり、その場合はアポスティーユなしで認証してもらい、在日領事館で証明を受けます。
    • ハーグ条約非加盟国の場合は、在日領事館の証明が必要になります。外務省の認証を経ず、在日領事館の証明を受けます。
  • 公証役場の手数料は、以下の計11,500円になります。
    • 金額の記載のない私署証書等の認証として、5,500円
    • 英語文書の認証になるので外国文加算として、6,000円

例)中国の諸機関に提出する登記事項証明書の認証

中国国内の手続において、日本の公的機関が発行した証明書の提出が求められることがよくあります。その際に、日本で発行されたものをそのまま使用することはできず、日本において関係各署の認証等が必要になります。
会社の登記事項証明書の場合では、以下の3ステップが必要になります。

  1. 法務局長による登記官の押印証明
  2. 外務省における公印確認
  3. 中国駐日大使館/領事館における認証

法務局長による登記官の押印証明

登記官の発行した登記事項証明書等については、その登記官の所属する地方法務局長による登記官押印証明が必要となります。

  • 必要書類
    • 登記事項証明書
    • 登記官印証明申請書
  • 申請方法
    • 窓口申請または郵送申請
    • 九段の東京法務局窓口申請では、10分ほどで証明を受けられます。
    • 代理人による申請の場合も委任状は不要
    • 費用及び印鑑は不要
  • 参考情報
    >登記官印証明の申請方法

外務省における公印確認

  • 必要書類
    • 法務局長による登記官の押印証明の手続を経た登記事項全部証明書
    • 公印確認申請書
    • 身分証明書
      パスポート、運転免許証、住基カード及び在留カード等の顔写真付きの公的機関が発行した身分証
    • (郵送返却の場合)返信用封筒及び切手
    • (申請者が本人でない場合)委任状
      ※行政書士の場合は委任状が不要です。
  • 申請方法
    • 申請窓口は、外務省領事局領事サービスセンター(証明班)(東京)及び大阪分室の2か所
    • 受取は申請日の翌日以降
    • 委任状には担当者の自筆署名が必要、会社印押印は不要
    • 手数料は無料
    • 申請、受取は以下の3種類
      • 窓口申請、窓口受取
      • 窓口申請、郵便受取
      • 郵便申請、郵便受取

中国駐日大使館/領事館における認証

  • 必要書類
    • 法務局長による登記官の押印証明、外務省における公印確認の手続を経た登記事項全部証明書(大使館側の控えとしてのコピーが必要)
    • 公証認証申請書
    • 認証する会社代表の運転免許証の原本及びコピー
    • 代理申請の場合
      • 認証する会社代表の運転免許証のコピー(原本不要)
      • 委任状
        会社代表が署名し、会社印を捺印
      • 代理人の有効な身分証明書の原本及びコピー

※会社代表とは、代表取締役ではなく、取締役でも可。会社印は角印でも可。

  • 申請方法
    • 中国駐日本大使館/総領事館
    • 申請は窓口のみで、受取りは翌日以降で窓口または郵送
    • 申請、受取り共に、9時~12時
    • 1部当たりの費用は、4営業日後受取で5千円、翌日受取で8千円
  • 参考情報
    >商事認証申請

スピード優先:3日間で3か所の証明を受ける方法

急ぐ場合は、申請、受領ともに窓口で行います。

  • 1日目
    • 登記事項証明書を取得します。
    • 東京法務局、外務省、中国領事館の3ヶ所で提出する書類を予め作成します。
    • 午後3時頃までに、九段下の東京法務局に行き、登記官の押印証明を受けます。
      委任状不要で10分程度で終了します。
    • 午後4時までに、霞が関の外務省に行き公印確認の申請をします。
      登記事項証明書を預けます。
      行政書士は委任状不要で、10分程度で終了します。
    • 依頼主と会い、中国領事館の認証の委任状に会社代表の方の署名と会社印押印をもらいます。一緒に会社代表の方の運転免許証のコピーも受け取ります。
  • 2日目
    • 午前9時から10時頃まで、霞が関の外務省に行き、公印確認された登記事項証明書を受領します。
    • 途中のコンビニ等で、中国領事館で提出する登記事項証明書のコピーを取ります。
    • 午前11時半頃までに、六本木の中国領事館に行き、認証の申請をします。
      登記事項証明書を預けます。翌日受け取れる加急申請の手数料は、8,000円です。
  • 3日目
    • 午前9時からの午前中に、六本木の中国領事館に行き、認証された登記事項証明書を受領します。
    • 依頼主に3か所の証明を受けた登記簿謄本を渡します。

コスト優先:できるだけ郵送で行う方法

窓口に行って申請、受領する方が早いですが、人件費、交通費がかなりかかります。日数はかかりますが、できるだけ郵送で行う方が費用を抑えることができます。

  • 法務局長による登記官の押印証明
    申請、受領ともに郵送で行うことができます。
    郵送後、到着までに1週間程度必要です。
  • 外務省における公印確認
    申請、受領ともに郵送で行うことができます。
    郵送後、到着までに2週間程度必要です。
  • 中国領事館における認証
    申請は窓口ですが、受領に関しては郵送で対応してもらえます。
    普通申請であれば、5,000円で、到着までに1週間程度です。

合計で1か月程度かかります。

参考情報

登記官押印証明の取扱いの変更について

平成28年4月1日から,外務省における認証(公印確認,アポスティーユ)の際の登記官発行の証明書に対する「登記官の押印証明」の添付が不要とされました。
>登記官押印証明の取扱いの変更について

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費用

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