電子定款

電子定款のポイント!
・電子定款とは、株式会社設立に必要な公証人の定款認証を、紙ではなく電子的に行う方法です。
・目的は、紙で行う場合に必要な4万円の収入印紙を貼る必要がなくなり、費用削減になることです。
・印紙代の削減だけでなく、公証役場との調整が不要になることも大きなメリットです。
・電子定款はソフトウェア等の準備に費用と手間がかかるので、会社設立者ではなく士業が行うサービスです。
・完成している定款と発起人の印鑑登録証明書をメール添付で当事務所に送っていただくだけです。
・依頼者の近くの公証役場で電子申請しますので、認証済みの定款はその公証役場で受け取れます。
・受領する際は、当事務所からメール添付で送る書類、発起人の印鑑証明書原本、認証料などを持参します。
・当事務所から依頼者等への復委任状は、電子委任状で行いますので、手続きがより簡便になります。
・当事務所は、会社を設立される方、士業の方など、全国どなたからでも電子定款の依頼を受けられます。
・当事務所の基本費用は、税込で10,800円です。
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問合せ

電子定款とは

会社の根本規則を決め、それを定款という形にして公証人に提出し、法令に違反していないかチェック、確認してもらうステップが必要です。従来はそれを紙に出力し、公証人役場に持参していました。それがオンラインで電子申請できるようになりました。それを電子定款と呼びます。

電子定款という言葉は少し分かりにくいです。

狭い意味では、電子定款は電子化された定款で、紙の定款とは違うということになりますが、これは会社設立時にのみ意味を持ちます。つまり、会社設立時に、公証役場で定款の認証をしてもらうわけですが、以前からのように紙の定款で行うか、電子化された定款で行うか、という話です。しかし、会社設立後は、電子定款というものは登場してきません。会社は定款を、PC上のWordファイル又はそれを出力した紙で管理するのであって、定款を電子化(電子署名)して管理するわけではありません。

会社設立時に用いる電子定款の用語も、狭義では、電子署名(電子証明書を組み込んだもの)した定款を指しますが、広義では、定款を電子的に認証する行為全体をさします。一般的に、電子定款というと後者の広義の意味で用いることが多いです。

電子定款のメリット

定款認証を電子定款で行うメリットは、定款認証の印紙代4万円が削減できることです。しかし、電子定款を行うための電子証明書や関連ソフトウェアを準備すると5万円~10万円程度必要で、かつ結構手間もかかります。本人申請する際に電子定款を行うのは意味がないことになります。

電子定款の4ステップ

電子定款の手順は以下の4ステップになります。

①定款内容の確定

  • 定款を発起人で検討、決定、作成します。
  • その定款を公証役場にFAXかメールで送付します。
  • 変更すべき個所があるかどうかを公証役場と連絡します。
  • 変更すべき個所があれば、変更し認証用の確定版を作成します。

②定款PDFファイルへの電子署名

  • Acrobatを使用して確定版定款のファイルをPDF化します。
    ファイル名は、従来は英小文字と数字のみで31文字以内でしたが、平成25年6月1日からこれに加えて、以下の文字を使用できることになりました。

    • 全角及び半角の各種記号(一部使えない記号があります。)
    • 全角の英数字
    • かな
    • 全角のカナ
    • JIS第1及び第2水準の漢字
  • そのPDFファイルに電子署名をします。
    この電子署名の初期セットアップがかなり面倒です。

③法務省申請用総合ソフトからのオンライン申請

クライアントソフト(従来は、オンラインシステム)からその電子署名したPDFファイルをアップロード送信します。
この法務省システム利用のための初期セットアップ、及び毎回の送信がかなり面倒、かつ分かりにくく、専門家向けとなっています。

④電子認証

  • 申請用総合ソフでアップロードした定款ファイルを出力します。
  • 行政書士が発起人から委任を受けている場合は、発起人から委任状を受領し、委任状を1枚目、2枚目から出力した定款を一緒にして袋綴じします。
    委任状には捨印、契印(全員分必要)を含め三ヶ所、発起人から実印を捺印してもらいます。
  • 発起人の印鑑証明書も必要です。
  • 公証役場と日時の約束をとり訪問します。
  • 費用は約52,000円です。(定款枚数7枚、謄本2部請求で51,900円)
    明細)定款認証手数料:5万円
    電磁的記録の保存手数料:300円
    謄本交付料:700円+20円×定款の枚数
  • 電子認証自体は特定公証人が行いますので、実質的には認証済み定款を受け取りに行くという行為になります。
  • 定款の電磁的記録はFD、CD-R、USBなどで受け取れます。

電子定款の詳細ステップ

以下に、当事務所に電子定款作成をご依頼いただいた場合の詳細ステップを記載いたします。

  • 当事務所から「定款作成必要項目記入シート」をお送りします。
  • ご依頼者(発起人)がそのシートに記入し返送していただきます。
  • 当事務所で定款案を作成し、お送りします。
  • ご確認いただき、定款内容を確定します。
  • 公証役場に電話をし、指定公証人に定款認証日の予約を入れます。
  • 当事務所から公証役場の指定公証人に定款案をメールで送付します。
  • 指定公証人がその内容を検討します。
  • 指定公証人から検討結果の連絡が当事務所に入ります。
  • 当事務所はその間、待機しています。
  • もし変更があればすぐに変更して再度メールで送付します。
  • 指定公証人と定款の最終確認が終了します。
  • その最終版のファイルを法務省のオンライン申請システムを通して送信します。
  • ファイルが到達したこと指定公証人と確認をします。
  • 一方、送信した版を紙に出力します。
  • 委任状と出力した定款を、委任状を上にして袋とじにします。
  • その書類に、発起人全員が実印を押印します。
  • 発起人全員の印鑑登録証明書を預かります。
  • 発起人が法人の場合は、法人代表者印の印鑑証明書と登記簿謄本が必要になります。
  • 当事務所が、捺印済みの書類と印鑑証明書を公証役場に持参し、定款の自認をします。
  • 認証の結果として、紙の謄本を2部とCD-ROMを受け取ります。

当事務所で電子定款を受任するパターン

電子定款は、定款内容の検討、確定を別にすると、定款のオンライン電子申請と定款の電子認証に分かれます。
定款のオンライン申請には、ソフトウェアや電子署名、電子証明書の準備など、費用と煩雑な手間がかかるため、現実的には一部の行政書士が対応しています。一方、電子認証自体は、現実的には特定公証人が行う行為であり、行政書士の立場からすると公証役場に認証済みの定款を受け取りに行くだけの行為になります。そのため、電子定款認証の請求及び電子定款受領には復代理が認められています。
当事務所では、定款内容が固まった後の、以下のような様々なご依頼パターンにも対応します。大別しますと、発起人からの直接のご依頼のケースと行政書士等の士業の先生経由のご依頼の2つに分かれます。なお、当事務所が発起人の委任に基づき、オンライン電子申請を行うため、委任状及びオンライン申請する定款には当事務所の行政書士氏名が表示されますので事前のご認識が必要になります。

電子定款

パターン1 発起人から依頼:当事務所が電子申請、発起人が復代理認証

発起人からの依頼により、当事務所がオンライン申請を行い、発起人が公証役場に出向くケース。

  • 当事務所へ、定款と発起人全員の印鑑証明書をPDF又はFAXで送っていただきます。
  • 当事務所の報酬をお振込いただきます。
  • 当事務所がオンライン申請をします。
  • 当事務所が、発起人から当事務所への委任状(以下、委任状A)と当事務所から発起人を復代理に指定する委任状(以下、委任状B)を作成します。
  • 当事務所から発起人へ、オンライン申請済み定款及び上記委任状A、Bをメールで送付します。
  • 当事務所から特定公証人に、復代理である発起人が電子認証に出向く旨を告げ、委任状Bのコピーを送付しておきます。
  • 発起人は以下の作業を行います。
    • 委任状Aを上にしてオンライン申請済み定款と一緒に袋綴じします。
    • 委任状Bもプリントします。
    • 袋綴じ1枚目の委任状Aの発起人氏名右横、袋綴じの綴じ目、及び上部の捨印と計3ヶ所に実印を捺印します。
    • 他に発起人がいる場合は、上記同様の捺印を全員にしてもらいます。
    • 発起人全員の印鑑証明書と定款認証料等の52,000円を準備します。
    • 公証役場に行き、委任状Aと定款の袋綴じ書類、委任状B、発起人全員の印鑑証明書及び定款認証料等52,000円を提出します。
    • 発起人は身分証明書(免許証)、認印も持参します。
    • 発起人は認証済み定款の謄本2通とCD-ROMを受領します。

パターン2 発起人から依頼:当事務所が電子申請から認証まで

発起人から依頼により、当事務所がオンライン申請及び公証役場に出向いて電子認証を行うケース。

  • 当事務所に、定款と発起人全員の印鑑証明書をPDF又はFAXで送っていただきます。
  • 当事務所の報酬及び定款認証料等の52,000円をお振込いただきます。
  • 当事務所がオンライン申請をします。
  • 当事務所で委任状とオンライン申請済み定款を袋綴じします。
  • 発起人とお会いして、発起人全員の捺印いただき、印鑑証明書を受領します。
  • 当事務所が公証役場に行き、認証を受けます。
  • 当事務所から発起人に認証済み定款の謄本2通とCD-ROMを郵送又は手渡しします。

パターン3a 士業経由依頼:当事務所が電子申請、士業が復代理認証

行政書士経由(以下、経由行政書士)の依頼により、当事務所はオンライン申請のみを行い、経由行政書士が公証役場に出向くケース。
当事務所は発起人と直接連絡しません。

  • 当事務所へ、定款と発起人全員の印鑑証明書をPDF又はFAXで送っていただきます。
  • 当事務所の報酬をお振込いただきます。
  • 当事務所がオンライン申請をします。
  • 当事務所が、発起人から当事務所への委任状(以下、委任状A)と当事務所が経由行政書士を復代理に指定する委任状(以下、委任状B)を作成します。
  • 当事務所から経由行政書士へ、オンライン申請済み定款及び上記委任状A、Bを送付します。
  • 当事務所から特定公証人に、復代理である経由行政書士が電子認証に出向く旨を告げ、委任状Bのコピーを送付しておきます。
  • 経由行政書士は、委任状Aを上にしてオンライン申請済み定款と一緒に袋綴じします。委任状Bもプリントします。
  • 経由行政書士は発起人に会い、以下を行います。
    • 袋綴じ1枚目の委任状Aの発起人氏名右横、袋綴じの綴じ目、及び上部の捨印と計3ヶ所に実印を捺印してもらいます。
    • 他に発起人がいる場合は、上記同様の捺印を全員にしてもらいます。
    • 発起人全員の印鑑証明書と定款認証料等の52,000円を受領します。
  • 経由行政書士は、公証役場に出向き、委任状Aと定款の袋綴じ書類、委任状B、発起人全員の印鑑証明書及び定款認証料等52,000円を渡し、電子認証を受けます。
    • その際、経由行政書士は身分証明書(免許証)、認印も持参します。
  • 経由行政書士は、公証役場で認証済みの謄本2通とCD-ROMを受け取ります。

パターン3b 士業経由依頼:当事務所が電子申請、発起人が復代理認証

行政書士経由(以下、経由行政書士)の依頼により、当事務所はオンライン申請のみを行い、発起人が公証役場に出向くケース。
当事務所が発起人と直接連絡します。

  • 当事務所へ、定款と発起人全員の印鑑証明書をPDF又はFAXで送っていただきます。
  • 当事務所の報酬をお振込いただきます。
  • 当事務所がオンライン申請をします。
  • 当事務所が、発起人から当事務所への委任状(以下、委任状A)と当事務所が発起人を復代理に指定する委任状(以下、委任状B)を作成します。
  • 当事務所から発起人へ、オンライン申請済み定款及び上記委任状A、Bを送付します。
  • 当事務所から特定公証人に、復代理である発起人が電子認証に出向く旨を告げ、委任状Bのコピーを送付しておきます。
  • 発起人は、委任状Aを上にしてオンライン申請済み定款と一緒に袋綴じします。委任状Bもプリントします。
  • 発起人は、更に以下を行います。
    • 袋綴じ1枚目の委任状Aの発起人氏名右横、袋綴じの綴じ目、及び上部の捨印と計3ヶ所に実印を捺印します。
    • 他に発起人がいる場合は、上記同様の捺印を全員がします。
    • 発起人全員の印鑑証明書と定款認証料等の52,000円を準備します。
  • 発起人は、公証役場に出向き、委任状Aと定款の袋綴じ書類、委任状B、発起人全員の印鑑証明書及び定款認証料等52,000円を渡し、電子認証を受けます。
    • その際、発起人は身分証明書(免許証)、認印も持参します。
  • 発起人は、公証役場で認証済みの謄本2通とCD-ROMを受け取ります。

パターン4a 士業経由依頼:当事務所が電子申請から認証まで(1)

行政書士経由(以下、経由行政書士)の依頼により、当事務所がオンライン申請及び公証役場に出向いて電子認証を行うケース。
当事務所は発起人と直接連絡せず、経由行政書士のみと連絡します。

  • 当事務所に、定款と発起人全員の印鑑証明書をPDF又はFAXで送っていただきます。
  • 当事務所の報酬及び定款認証料等の52,000円をお振込いただきます。
  • 当事務所がオンライン申請をします。
  • 当事務所から経由行政書士へ、申請済み定款及び発起人から当事務所への委任状をメール送信します。
  • 経由行政書士は、委任状を上にして申請済み定款と一緒に袋綴じします。
  • 経由行政書士が発起人全員と会い、袋綴じ1枚目の委任状の発起人氏名右横、袋綴じの綴じ目、及び上部の捨印と計3ヶ所に発起人全員に捺印してもらいます。
  • 当事務所が、経由行政書士から、捺印済みの委任状と申請済み定款の袋綴じ書類、発起人全員の印鑑証明書を受領します。
  • 当事務所が公証役場に行き、認証を受けます。
  • 当事務所から経由行政書士に、認証済みの謄本2通とCD-ROMを郵送又は手渡しします。

パターン4b 士業経由依頼:当事務所が電子申請から認証まで(2)

行政書士経由(以下、経由行政書士)の依頼により、当事務所がオンライン申請及び公証役場に出向いて電子認証を行うケース。
当事務所が発起人と直接連絡します。

  • 当事務所に、定款と発起人全員の印鑑証明書をPDF又はFAXで送っていただきます。
  • 当事務所の報酬及び定款認証料等の52,000円をお振込いただきます。
  • 当事務所がオンライン申請をします。
  • 当事務所で委任状と申請済み定款を袋綴じします。
  • 当事務所が発起人とお会いして、袋綴じ1枚目の委任状の発起人氏名右横、袋綴じの綴じ目、及び上部の捨印と計3ヶ所に発起人全員に捺印してもらいます。
  • 当事務所が発起人全員から印鑑証明書を受領します。
  • 当事務所が公証役場に行き、認証を受けます。
  • 当事務所から経由行政書士に、認証済みの謄本2通とCD-ROMを郵送又は手渡しします。

公証役場での定款認証時に必要なもの

  • 定款
  • 発起人の印鑑証明書
    基本的には原本還付されませんが、公証役場によっては原本還付されるところがあります。
  • 委任状(当事務所への)
  • 認証手数料5万円+謄本証明費用2000円程度
  • 印紙代4万円(電子定款により不要。)

委任状と電子委任状

電子定款を当事務所に委任される場合は、委任状に個人の実印を押していただくことが必要です。
その委任状では、以下の2つの行為を委任していただきます。

  • 定款に電子署名をして、その電磁的ファイルを法務省の申請用総合ソフトを経由してオンラインで電子申請すること
  • 公証役場で、電子申請した定款を認証すること

前者のオンラインの電子申請はかなり面倒なのですが、後者の認証は、実質的には公証役場に行き認証された定款を受け取るだけなので、当事務所から更に再委任することが可能です。

具体的には、当事務所に委任された発起人又は士業の先生に戻すような形で再委任することが多いです。それによって、委任者が当事務所に来られたり、書類を郵送したりする手間がなくなります。結果として、遠方から当事務所に委任することが可能になり、手続きもスピーディに行えます。当事務所に電子定款を委任すれば、お近くの公証役場で認証された定款を受け取れます。

後者の認証を当事務所から再委任する場合には、電子委任状を作成します。電子委任状には電子署名をしますが、その電子署名は、定款の電子署名と同じ方式で行います。それにより電子定款作成者と委任者の同一性を証明します。

公証役場、公証人など

  • 公証役場:公正証書の作成、私文書の認証、確定日付の付与等を行う官公庁。全国で300箇所程度。
  • 公証人:法務大臣が任命する公権力を有する公務員。全国で550名程度。公証役場において、事実の存在、契約等の法律行為の適法性等について証明・認証する者。元裁判官、元検察官、法務省職員OBなど。
  • 公正証書:公証人が公証人法・民法などの法律に従って作成する公文書で、強制力を持たすことが可能。
  • 私文書の認証:公証人による、署名押印又は記名押印の真正性の証明。結果として、文書が作成名義人の意思に基づいて作成されたことを推定させる。
  • 確定日付の付与:文書に公証人の確定日付印を押捺することにより、その文書の押捺の日付を確定。

町田・高橋行政書士事務所の電子定款サポート

電子定款でも、公証役場に出向いて、電子認証をする必要があります。
当事務所は、町田公証役場と同じビルですので、スピーディな対応が可能です。
定款認証は都道府県単位なので、本店が東京都であれば町田公証役場で対応できます。
神奈川県の場合でも、相模原公証役場が近くにあります。
東京都以外の場合は、電子委任状を発行しますので、全国対応が可能です。

サポート内容

電子定款に関して、上述したような様々なパターンで対応します。

  • 行政書士等の士業の先生からの受任も可能です。
  • 復代理により、委任状を発行することにより、士業の先生の顧客には会わずに進められます。当事務所は単なる黒子、外注先になります。
  • 紙だけでなく、電子委任状も発行しますので処理がスピーディです。

費用

当事務所の報酬: 1万円(消費税別)

  • 電子定款の場合、4万円の収入印紙は不要です。
  • 認証時に公証役場に持参する書類はメール添付のPDFで送りますので、出力、製本していただきます。
  • 当事務所で上記書類を出力、製本する場合は1500円(税別)及び郵送料(郵送する場合)必要です。
  • 定款の完成度が低く、当事務所で手直しする場合は、手直し度合いに応じて別途費用が発生する場合があります。

期間

当事務所及び公証役場の業務の混み具合によって、すぐ対応できるときとできないときがあります。
電子定款自体は全体で3時間程度で済みますので、即日対応できるときもありますのでお問い合わせください。

対応エリア

  • 町田市、多摩市、稲城市、狛江市、世田谷区、新宿区、渋谷区などの東京都
  • 相模原市、座間市、厚木市、大和市、綾瀬市、海老名市、横浜市、川崎市などの神奈川県
  • 全国対応、海外対応
  • 復代理方式により遠方でも可能です。

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